Eigentümerkontakte bereinigen: Checkliste und CSV-Vorlage
So wird aus Outlook, Excel oder CRM eine Liste, mit der Sie arbeiten können. Mit Vorlage zum Herunterladen und einem Selbsttest für die Frage: Reichen meine Kontakte?
Die Vorlage können Sie ohne mich verwenden. Bleibt die Liste auf Ihrem eigenen Rechner, gibt niemand Daten weiter. Laden Sie Kundendaten nicht bei Dritten hoch, ohne das geprüft zu haben (siehe unten).
Die CSV-Vorlage
Kontaktliste-Vorlage herunterladen (CSV)
Eine einfache Textdatei, kein Makro, kein Formular. Excel mit Schweizer Einstellungen öffnet sie mit Doppelklick, weil die Spalten mit Semikolon getrennt sind. Die Zeilen darin sind frei erfundene Beispiele. Löschen Sie sie, bevor Sie Ihre Daten einfügen.
| Spalte | Was hinein gehört | Pflicht? |
|---|---|---|
| Anrede, Vorname, Nachname | So geschrieben, wie der Eigentümer es selbst schreibt. | Ja |
| Strasse, Nr, PLZ, Ort | Wohnadresse für den Versand. | Ja |
| Objektadresse | Nur wenn das Haus anderswo liegt. | Nein |
| Objektart | EFH, Eigentumswohnung, MFH, Ferienobjekt. | Ja |
| Kontaktart | Bewertung ohne Mandat, Mandat ausgelaufen, Früherer Käufer, Sonstiger Eigentümer. | Ja |
| Bewertungsjahr | Aus Ihren Unterlagen, sonst leer. | Wenn bewertet |
| Verlustgrund | In den Worten des Eigentümers. Siehe Akquise nachfassen. | Wenn bekannt |
| Anlass | Der wahre Grund für den nächsten Brief, etwa ein Datum aus Ihrer Notiz. | Vor dem Brief |
| Letzter Kontakt | Datum. | Ja |
| Noch Eigentümer? | Ja, Nein oder Unklar, mit dem Datum Ihrer Prüfung. | Ja |
| Telefon, Nummer geprüft am | Nummer und Datum der Prüfung auf Stern oder fehlenden Eintrag. Siehe Telefon. | Vor einem Anruf |
| E-Mail, Einwilligung | Adresse sowie Art und Datum der Einwilligung, falls vorhanden. | Vor einer E-Mail |
| Sperrvermerk | Datum und Wortlaut. Diese Zeile bekommt keine Post mehr. | Wenn vorhanden |
| Quelle, Notiz | Woher der Kontakt stammt, dazu Freitext. Nichts hinein, das Sie dem Eigentümer nicht zeigen möchten. | Nein |
Die Checkliste in neun Schritten
1. Outlook-Kontakte exportieren
Laut Microsoft geht das im neuen Outlook über People › Kontakte exportieren (in deutschem Outlook meist «Personen»), im klassischen über Datei › Öffnen & Exportieren › Importieren/Exportieren › In Datei exportieren, dann Durch Trennzeichen getrennte Werte oder, je nach Version, Kommagetrennte Werte. Aus einem CRM: den CSV- oder Excel-Export des Anbieters verwenden.
2. Eine Kopie anlegen
Arbeiten Sie nie in der Originaldatei. Legen Sie auch für jede Quelle eine eigene Kopie ab, falls Sie etwas nachschlagen müssen.
3. In die Vorlage übertragen
Eine Zeile pro Eigentümer, nicht pro E-Mail-Adresse. Füllen Sie die Spalte «Quelle» aus, bevor Sie Dateien zusammenführen.
4. Dubletten finden
In Excel eine Hilfsspalte mit diesem Schlüssel anlegen, hier für Nachname in Spalte C, Strasse in D, Nr in E und PLZ in F:
=WECHSELN(GLÄTTEN(KLEIN(C2&"|"&D2&" "&E2&"|"&F2));"str.";"strasse")
In englischem Excel: =SUBSTITUTE(TRIM(LOWER(C2&"|"&D2&" "&E2&"|"&F2)),"str.","strasse")
Nach dieser Spalte sortieren und die Treffer von Hand zusammenführen. Daten › Duplikate entfernen erkennt «Musterstr.» und «Musterstrasse» nicht als gleich und entscheidet nicht, welche Zeile die bessere ist. Der Schlüssel fängt nur diese eine Abkürzung ab, andere Schreibweisen sehen Sie beim Sortieren. Ehepaare mit zwei Einträgen werden eine Zeile, wenn beide Eigentümer sind.
5. Wer nicht mehr in die Liste gehört
Löschen oder als «Nein» markieren: bekannte Verkäufe, Todesfälle, Mieter, Kaufinteressenten ohne Eigentum, Handwerker, Notare, Banken. Was Ihnen zu einem Todesfall oder einer Trennung bekannt ist, gehört nicht in einen Serienbrief.
6. Sperrvermerke setzen
Suchen Sie in E-Mails und Notizen nach «keine Werbung», «nicht mehr kontaktieren», «abmelden». Auch Retouren zählen: Der EDÖB nennt ungeöffnet zurückgeschickte Werbung mit dem Vermerk «Ich untersage die Verwendung meiner Adresse zu Werbezwecken», die Lauterkeitskommission «Refusé per Post» (Grundsatz C.4). Trifft es zu, setzen Sie den Sperrvermerk. Grundlage: Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG. Die Spalte muss jeden neuen Import überstehen. Prüfen Sie sie nach jedem Zusammenführen.
Zur Robinsonliste des SDV: Einträge sind laut Post für SDV-Mitglieder verbindlich. Die Lauterkeitskommission nennt die Liste in Grundsatz C.4 Abs. 2 Ziff. 2 als Beispiel für eine im Voraus erklärte Absage, ohne das auf SDV-Mitglieder zu beschränken. Mehr bei Kaltakquise per Brief. Einen Abgleich für einzelne Makler habe ich dort nicht beschrieben gefunden. Fragen Sie beim SDV nach.
7. Adressen prüfen
Stimmen Adresse und Eigentümer noch? Nach Art. 6 Abs. 5 DSG muss sich vergewissern, wer Personendaten bearbeitet, dass sie richtig sind. Wie das technisch geht, steht im nächsten Abschnitt.
8. Reihen
Zuerst die Kontakte mit dem klarsten Grund. Meine Reihenfolge, ohne Messung dahinter:
- Bewertung ohne Mandat, ein bis drei Jahre her: Brief 1.
- Mandat ausgelaufen, Haus nicht bei einem anderen Makler: Brief 5.
- Bewertung ohne Mandat, älter als drei Jahre: Brief 2.
- Früherer Käufer, lange im Haus: Brief 4.
- Sonstige Eigentümer, die Sie persönlich kennen.
9. Zählen
Nur Zeilen mit «Noch Eigentümer: Ja» und ohne Sperrvermerk. Das ist die Zahl, mit der Sie rechnen können. Sie dürfte unter der Zahl im Adressbuch liegen. Wie weit, sehen Sie erst nach dieser Arbeit.
Adressprüfung und Dritte
Die Post bietet eine kostenlose Adressanalyse an. Sie meldet korrekte Adressen, Umzüge, ungültige und unbekannte Adressen sowie Dubletten. Die Korrektur selbst ist nicht gratis, dafür erhalten Sie laut Post eine Offerte.
Bevor Sie Eigentümerdaten bei einer solchen oder einer anderen Stelle hochladen, lesen Sie Art. 9 DSG zur Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter. Denken Sie dabei auch an KI-Werkzeuge und Excel-Hilfen im Internet. Ob und wie das in Ihrem Fall passt, entscheiden Sie selbst, im Zweifel mit Ihrem Anwalt. Auch wenn Sie mir Kontakte übergeben, regelt das ein separater Vertrag. Ich arbeite dabei zum grossen Teil mit KI und prüfe jedes Ergebnis selbst. Welche KI-Dienste welche Felder sehen, steht in diesem Vertrag.
Selbsttest: Was zählt als Eigentümerkontakt?
Eine Arbeitshilfe für Ihre eigene Schätzung, keine Vertragsbedingung. Was für die Garantie gilt, steht auf der Startseite und klären wir im Gespräch.
| Kontakt | Eigentümerkontakt? | Warum |
|---|---|---|
| Bewertung ohne Mandat, Haus nach Ihrem Wissen nicht verkauft | Ja | Sie kennen das Haus und den Menschen. |
| Ausgelaufenes Mandat, kein Verkauf | Ja | Noch Eigentümer, Vorgeschichte bekannt. |
| Früherer Käufer über Ihr Büro | Ja | Eigentümer, sofern nicht weiterverkauft. |
| Eigentümer aus dem Bekanntenkreis oder von einer Veranstaltung, mit Adresse | Ja, aber zuletzt | Sie kennen ihn, aber es gibt keinen Anlass aus der Arbeit. |
| Früherer Verkäufer, Haus verkauft | Nein | Er ist nicht mehr Eigentümer dieses Hauses. Anders, wenn er wieder eines besitzt. |
| Kaufinteressent ohne Haus | Nein | Wertvoll, aber ein anderes Thema. |
| Mieter, Handwerker, Notar, Bank | Nein | Kein Eigentum, oder nur beruflich bekannt. |
| Name ohne Postadresse | Nein, noch nicht | Ein Brief braucht eine Adresse. |
| Eigentümer mit Sperrvermerk | Nein | Er hat widersprochen. |
| Erbengemeinschaft oder Ehepaar | Ja, eine Zeile | Ein Ansprechpartner, ein Brief. |
So werten Sie aus: Zählen Sie die Ja-Zeilen. Unter 500 passt mein Angebot nicht zu Ihnen, die Liste nützt Ihnen trotzdem. Die Kontakte sollen sich zudem exportieren lassen. Eine Kiste mit Visitenkarten zählt erst, wenn sie in der Liste steht.
Quellen
- Microsoft: Exportieren von Kontakten aus Outlook.
- Post: Adressanalyse, englische Seite, abgerufen am 01.11.2026.
- Post: Werbung im Briefkasten.
- SDV: Robinsonliste.
- DSG, Art. 6, 9 und 30, Fedlex, gelesen in der Fassung vom 07.07.2025.
- EDÖB: Werbung & Marketing, abgerufen am 01.11.2026.
- Lauterkeitskommission: Grundsätze, Nr. C.4, Stand Januar 2025. Selbstregulierung, kein Gesetz.